En firmafest kan hurtigt samle mange personligheder og behov i samme rum. Nogle kolleger vil tale længe over middagen, andre søger mod baren, og en tredje gruppe venter på musik. Ét stort åbent gulv løser ikke nødvendigvis alle behov på én gang.

Et stort telt kan opdeles i tydelige områder uden faste vægge. Borde, lys, møbler og højttalere kan vise, hvor middagen slutter, og hvor bar eller dans begynder.

Middagen har brug for et roligere område

Taler og samtaler kræver et lydniveau, hvor gæsterne kan høre hinanden. Spiseområdet bør derfor ligge væk fra højttalere, barens kø og indgangen, hvor gæster og personale går frem og tilbage.

Lange borde kan blande afdelinger og samle mange personer på lidt plads. Runde borde giver mindre grupper, men kræver mere gulv. Bordplanen bør holde øje med kolleger, som arbejder tæt sammen hver dag, så festen ikke gentager kantinens faste pladser.

Baren skal have plads på begge sider

Gæsterne ser kun forsiden af baren. Indretningen af et event telt til firmafest bør derfor give plads på begge sider. Personalet har brug for køl, glas, affald og plads til at arbejde bagved. Køen foran baren bør samtidig ligge uden for vejen til toiletter og garderobe.

Højborde omkring baren giver gæsterne et sted at blive stående med deres drink. Bordene bør stå med luft mellem grupperne, så området ikke lukker til kort efter middagen.

Musikken skal også planlægges 

Højttalere sender lyden ud i en bestemt retning. Placeringen kan beskytte spiseområdet mod det højeste lydniveau og samtidig give dansegulvet god lyd.

Et band kræver plads til instrumenter, monitorer og kabler. En DJ fylder mindre, men har stadig brug for strøm og et bord, som gæsterne ikke bruger til glas. Teknikområdet skal være afskærmet fra trafik.

Et tomt telt lyder helt anderledes end et fyldt telt

En lydprøve før gæsterne ankommer kan snyde. Kanvas, gulv og tomme borde sender lyden rundt i teltet, mens jakker, mennesker og polstrede møbler dæmper den senere. Mikrofonen kan derfor lyde skarp under prøven og næsten forsvinde, når alle pladser er optaget.

Lydniveauet bør testes igen kort før taler eller underholdning. En kollega kan stille sig ved de bagerste borde og kontrollere, om ordene kan høres uden at skrue voldsomt op.

Loungeområdet giver festen et pusterum 

Nogle kolleger danser hele aftenen. Andre vil hellere tale med mennesker fra en anden afdeling. Et loungeområde med lavere møbler kan holde dem i festen uden at placere dem midt i musikken.

Loungen kan ligge langs en teltvæg eller tæt på en åben side. Tæpper og polstrede møbler kan dæmpe lyden og gøre området tydeligt, selvom der ikke står en fysisk skillevæg.

Indslag skal kunne ses uden skæve nakker

Mange firmafester har taler, kåringer eller korte indslag fra en scene. En mast, blomsterdekoration eller højttaler kan nemt blokere udsynet fra flere borde. Scenen bør derfor placeres ud fra gæsternes synslinjer og ikke kun ud fra, hvor strømudtaget sidder.

Et lavt podie kan være nok til at gøre taleren synlig. En skærm kan hjælpe ved større selskaber, men den bør vise billeder, navne eller korte videoer frem for at kopiere hele talen.